衡水市人民政府办公室关于进一步加强衡水市档案信息化建设工作的意见的通知

诸暨市档案局是诸暨市委、市政府主管全市档案工作的职能部门和文化事业机构,是全市永久保管档案的基地,各方面工作利用档案史料的中心。诸暨市档案局馆藏档案资源丰富,有户籍、婚姻、土地、房产、会计、统计、科技、教育、新闻、声像、字画、实物及知名人士等各种门类的档案。

  13、从我市实际情况出发,要按照国家档案局的有关标准和省档案局制订的档案信息化标准规范、档案计算机业务管理、档案机读数据库规范、档案计算机安全、全宗级档案著录、案卷级档案著录标引、文件级档案著录标引、档案数字化等技术标准规范,逐项抓好落实。

刘爱民在讲话中对我校高度重视档案工作给予肯定,希望学校要持续加大支持力度,加强人、财、物等资源的配置,整合档案资源,充分发挥互联网络的作用,提高服务质量,尽早建成数字档案馆。
杨永和赞赏我校对档案工作高度重视,将档案工作纳入学校事业发展总体规划,档案工作主动服务工作大局,数字档案馆建设方向明确,工作扎实,希望进一步总结经验,将档案信息化建设贯穿始终,优化管理,充分应用信息化建设的成果,积极进取,再创新高。
董琦感谢专家组来校指导档案工作。他表示,随着学校事业的不断发展,学校越来越认识到档案工作的重要性,会不断加大对档案工作的支持力度。目前学校数字档案馆的建设还处于起步阶段,希望各位领导和专家多多支持和指导。档案馆要认真总结,不断改进工作,使档案工作更好地为学校各项事业发展服务。
会上,专家组听取了“同济大学馆藏档案数字化加工一期项目”的背景和要求,以及执行情况的介绍,观看了相关成果演示,对成果质量进行了抽查,并进行了提问。专家组认为,我校高度重视档案信息化建设,档案数字化加工一期项目建设目标明确、规划合理、措施得力;项目实施的人员、设备配备充足,加工现场整洁有序,过程管理规范严格,安全防范措施严密,档案数字化扫描质量符合《纸质档案数字化技术规范》,数据挂接准确,达到了合同要求,为进一步加强档案保护,促进档案网上利用打下了良好基础,一致同意项目通过验收。专家组建议进一步完善数字化前处理工作,将项目成果尽快投入使用,进一步加大投入,按照同济大学档案信息化建设的规划和目标,加快推进相关项目建设,早日建成数字档案馆。
“同济大学馆藏档案数字化加工一期加工项目”是985信息化建设“数字档案馆2011”的子项目,自2011年7月开始启动,共将同济大学全宗党群类和行政类1949-2010年的纸质档案全部扫描成为电子文件,通过档案发布系统在网上逐步开放利用。该项目实施后,各部门可通过校园网在授权许可范围内查询相关的档案目录或全文。
会前,专家组到档案馆数字化加工现场进行了实地考察。

信息发展是档案信息化领域卓越的上市公司,档案信息化也是信息发展历史最悠久的业务。领先的行业地位、实力雄厚的专业技术能力、高效优质的服务体系让信息发展在业界积累了包含中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、福建省档案局、安徽省档案局、陕西省档案局、厦门市档案局、北京市档案局等在内的众多副省级以上档案局客户,并在业界树立了良好的企业声誉。未来,信息发展将持续秉承精益求精的“匠心”精神服务于各级档案局,焕新历史档案的原貌,传承社会的文明与进步。

  (三)档案管理应用系统建设

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图片来自于诸暨市档案局官方微博

  二○○三年四月十四日

2月28日,“同济大学馆藏档案数字化加工一期项目”验收会在逸夫楼召开。国家档案局(中央档案馆)办公室副主任刘爱民、上海市档案局副局长杨永和,以及来自教育部办公厅、上海市档案局、上海市教委的领导和部分兄弟院校档案馆馆长出席了验收会。我校副校长董琦出席会议并讲话。

为加强诸暨市档案局数字档案馆建设工作,实现档案查阅利用的高效、便捷,诸暨市档案局进一步对馆藏档案进行数字化加工。本次中标待整理的档案,即为建国后非涉密纸质档案数字化约400万页,照片档案约2万张及音视频档案——录音带、录像带等约2000件。

  二、“十五”期间我市档案信息化建设的主要任务

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上海中信信息发展股份有限公司(简称:信息发展
股票代码:300469)与诸暨市档案局再次携手,开展档案数字化加工服务。在此之前,信息发展已为诸暨市档案局完成了约190万页馆藏纸质档案的数字化。此次再度携手源自诸暨市档案局对信息发展产品、管理、技术、经验等多方面实力的肯定。

  “十五”期间,我市档案信息化建设的发展目标是:本着统筹规划、突出重点,统一标准、分级建设,集中管理、安全保密的原则,加强全市档案信息化基础设施建设,构建全市档案信息数据库,开展向社会提供网上查询档案信息服务,加快推进全市档案信息网建设,加大档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍的建设力度,在市、县档案馆开展电子档案的规范化管理试点工作和馆藏档案数字化的工作。到“十五”末,全市档案系统“三网一库”基本构建成形,即:市局和部分有条件的县级市档案部门要努力建设并投入使用内部局域网,基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托电子政务网络建设,建立起为各级党政机关服务的档案目录信息中心;依托互联网建立起面向社会、服务公众的档案网站,基本构建起衡水市档案工作信息网络;市、县两级档案馆要基本建立起馆藏重要档案文件级目录数据库,为建设全市档案信息数据库奠定基础。

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  (五)档案信息化人才队伍建设

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  8、进一步加强对全市档案信息化应用技术的规范化管理,保证档案信息数据库的统一规范和档案机读数据的质量,为保证档案信息交换,实现档案信息资源共享创造条件。

作为档案信息资源管理专家,信息发展充分吸纳上期项目的优秀经验,并严格遵循《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《档案著录规则》、《照片档案管理规范》等要求,对诸暨市档案局的纸质档案、照片档案、音频档案等进行数字化扫描、图像处理、目录著录。同时,将数字化成果导入到档案馆综合业务管理系统中,助力诸暨市档案局构建完整有序的档案信息库,进一步提升其档案的完整性,提高其档案的查询和利用效率。

  衡水市人民政府办公室关于进一步加强衡水市档案信息化建设工作的意见

  10、各级档案局馆要依托当地电子政务网建设工程,争取将各地档案信息数据库作为公众信息源纳入当地电子政务、数字政府总格局中,建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。

生效日期:1900-1-1

  11、依托公众信息网,建立面向社会、服务公众的档案网站,不断提高服务质量和水平。市档案局馆要积极建立“衡水档案信息网站”,有条件的县市区应尽可能建立自己的档案网站,并有计划地上网发布信息和开放档案目录,逐步向社会各界提供网上查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

文  号:衡政办[2003]13号

  一、档案信息化建设的指导思想和发展目标

  5、加强各级机关档案室机读目录的规范化管理。各级档案行政管理部门要按照全省的统一要求,统一规范进馆档案的机读目录,逐步做到各级机关向档案馆移交档案的同时移交文件级机读目录。到“十五”末,按照《河北省档案接收和收集管理办法》的要求,市档案馆要实现接收档案时,同时接收文件级机读目录。

  (六)档案信息安全保障体系建设

  “十五”期间,我市档案信息化建设的指导思想是:以党的十六大精神为指导,按照全省档案信息化建设的总体要求,紧密结合我市档案工作实际,以实用性为目的,加快推进档案信息数据库建设、信息管理标准化建设和档案信息网络化建设进程,以此提升和改造传统的档案管理和利用方式,带动和促进档案业务基础工作,提高和拓展档案工作的服务能力和服务水平。

发布日期:2003-4-14

各县市区人民政府,开发区管委会,市直各部门:

  14、要充分利用多种教育培训途径,加大对在职档案人员的培训力度。加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识培训,提高我市档案人员的理论和业务素质;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,提高领导干部信息化知识水平,培养既精通信息技术又熟悉档案业务和既精通档案业务又具有熟练运用现代化技术技能的复合型人才。

  2、进一步建设和完善各级档案部门内部局域网。市档案局馆要建成内部局域网;有条件的县市区档案局馆要力争建立起内部的局域网。

  档案信息化建设是伴随国家信息化建设“十五”计划而提出的,是国家信息化建设的重要组成部分。为加快我市档案信息化建设步伐,全面提高我市档案工作的总体水平,更好地为衡水的各项工作服务,根据《河北省档案信息化建设实施意见》的总体要求,按照我市档案事业发展“十五”计划的奋斗目标,制定《衡水市人民政府办公室关于加强档案信息化建设工作的意见》。

执行日期:2003-4-14

  3、继续推进各级各类档案馆、室运用计算机管理档案,提高档案信息化水平。全市应用计算机辅助管理档案,市档案馆2003年实现计算机辅助管理档案,县市区档案馆2004年达到80%;市级机关凡已达到省二级以上的2003年底全部实现,达到省三级和未升级的单位2004年底全部实现;县级机关到2004底达到70%。2005年上半年进行全面检查验收。

  6、积极探索档案全文数据库建设,推进馆藏档案数字化进程。市馆和有条件的县级档案馆可从馆藏珍贵档案入手,积极开展档案的数字化工作及馆藏照片、录音、录像档案和部分缩微胶片的数字化转换工作,建设相关的全文数据库,逐步实现档案全文信息查询,提高服务效率和服务质量。

  7、根据国家档案局有关电子文件归档电子档案管理的规范标准,各级档案行政管理部门可以选择有条件的机关开展电子文件归档的试点工作。加强对各级机关和有关企业、事业单位档案部门电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。积极研究解决依托各级电子政务网和电子政务工作中与各级档案馆相关的数据标准统一、软硬件对接问题。

  (四)档案信息化标准规范建设

  9、积极适应办公自动化和电子政务建设的要求,在市直机关中普及应用文档一体化管理系统,推进机关档案管理与机关办公自动化和电子政务系统同步建设,协调发展。

发文单位:衡水市人民政府办公室

  1、要千方百计落实计算机及其配套设施。计算机及其配套设施是开展档案信息化建设的基本手段和必备工具。按照河北省档案局关于“实行统一管理、统一数据格式、统一计算机软件”的要求,各级档案馆、室档案信息化建设的设备配置要达到以下标准:奔腾4代以上计算机;河北科怡档案管理软件(单机版或网络版);打印机;扫描仪。

  15、加强档案信息安全管理,确保档案信息和系统的绝对安全。各级档案部门要提高信息安全意识,加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全;加强对电子文件的管理,保证归档电子文件的真实、完整、有效;档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离,确保档案信息网络传输的安全;严格遵守相关的安全保密制度,掌握好开放、控制的尺度,非公开的档案信息一律不得上外网。

  4、加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。全面开展档案文件级目录数据库建设,市档案馆要实现全部馆藏重要全宗档案文件级目录机检;80%的县市区档案馆要建立起馆藏重要全宗档案文件级目录数据库,并实现计算机检索。要严格按照全省档案信息化统一规范标准的要求,进一步规范原有档案目录数据库格式,市档案馆今年全部完成文件级录入,县市区档案馆每年完成10万条;市级机关档案室对室藏档案全部实行文件级录入。各级档案馆、室都要对原录入的数据进行检查校对;对“十五”期间陆续接收进馆的档案要进行文件级著录和录入。

  (二)档案信息资源建设

  根据《河北省档案信息化建设实施意见》的总体要求,为切实加强我市档案信息化建设的规范化管理,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用,现制发《衡水市人民政府办公室关于进一步加强衡水市档案信息化建设工作的意见》,请认真组织实施。

  12、依照国家档案局及有关部门的规定,结合我市档案工作的实际,加快研究和制定档案信息上网、网站建设与管理等方面的行政规章,确保我市档案信息化建设健康有序的开展。

  (一)档案信息化基础设施建设

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